Этап отправки груза. Прием заявки на доставку груза
Мои Конспекты
Главная | Обратная связь


Автомобили
Астрономия
Биология
География
Дом и сад
Другие языки
Другое
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Металлургия
Механика
Образование
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Туризм
Физика
Философия
Финансы
Химия
Черчение
Экология
Экономика
Электроника

Этап отправки груза. Прием заявки на доставку груза



Транспортно-экспедиционные операции при отправке груза

Транспортно-экспедиционные операции на этапе отправки гру­за играют ключевую роль в обеспечении высокой эффективности и соответствующего качества доставки груза, поскольку непос­редственно связаны с планированием всего процесса доставки и подготовкой груза к перевозке.

Транспортно-экспедиционное обслуживание при отправке груза включает в себя операции:

предшествующие погрузке груза на ТС (выбор транспортно- технологической схемы доставки груза, подготовка груза к от­грузке и т.д.);

необходимые для обеспечения погрузки и размещения груза в ТС;

обусловленные требованиями, определяемыми базисными и транспортными условиями договора купли-продажи в части оформ­ления транспортных документов и фиксации факта и моментов перехода права собственности и рисков гибели и повреждения товара с продавца на покупателя.

 

Этап отправки груза. Прием заявки на доставку груза

Запрос клиента. В общем случае процесс ТЭО отправки грузов начинается с приема запросов потенциальных клиентов о воз­можностях транспортно-экспедиционной компании по организа­ции доставки груза, его экспедированию и стоимости этих услуг. Обычно запросы выполняют посредством телефонной и факсимиль­ной связи, однако в последнее время для этого все шире исполь­зуют электронную почту и Интернет. Если клиент отказывается сообщить наименование организации, от имени которой он дела­ет запрос, ему дается самая общая информация о требуемых услу­гах и предлагается в самой благожелательной форме направить заявку по факсу на расчет ставок. Получив запрос клиента на ко­тировку ставок, экспедитор приступает к подготовке коммерчес­кого предложения.

Подготовка коммерческого предложения. При подготовке ком­мерческого предложения на устный или письменный запрос кли­ента его стиль и характер должны соответствовать стилю и харак­теру запроса клиента, это означает, что, если запрос клиента сде­лан устно и нуждается в срочном ответе, ответ также, как прави­ло, дается по телефону. На письменные запросы дают­ся только письменные ответы. При подготовке ответа на запрос клиента необходимо всегда учитывать тот факт, что в подавляю­щем большинстве случаев все обращающиеся в первый раз в кон­кретную транспортно-экспедиционную компанию клиенты не пла­нируют отправку своих грузов в ближайшее время.

Экспедитор, рассчитывая ставку для коммерческого предло­жения, должен учитывать наличие временного разрыва между за­просом клиента и готовностью груза к отгрузке. В этом случае ставка может носить достаточно приблизительный характер. Если речь идет о расчете ставок для конкретных договоров с клиентами, экспедитор должен за­просить у перевозчиков информацию о текущих тарифных ставках и на их основании составить документ — конъюнктурный лист.

Принимая во внимание относительную стабильность валют­ных тарифов отечественных и иностранных перевозчиков, запра­шивать их о текущих ставках целесообразно только в двух случаях:

• когда транспортная составляющая просчитывается для дан­ного варианта доставки впервые;

• когда требуется абсолютно точная информация о действую­щей ставке для внесения ее в договор.

Отправка коммерческих предложений клиентам. В случаях, ког­да на запросы клиентов даются письменные ответы, они оформ­ляются на бланках компании, визируются в отделе маркетинга и отсылаются клиентам.

Выяснение реакции клиента на сделанное ему коммерческое предложение. По прошествии 1 сут. после отправки коммерческо­го предложения клиенту экспедитор должен позвонить по теле­фону лицу, обратившемуся с запросом, и поинтересоваться его отношением к сделанному коммерческому предложению. В про­цессе этого разговора, независимо от реакции клиента на сде­ланное предложение, экспедитор должен стремиться организо­вать личную встречу с клиентом и пригласить его посетить дан­ную транспортно-экспедиционную компанию. Посещение экспе­дитором организации клиента также является целесообразным для установления более тесных деловых отношений.

Отправка клиенту формы заявки на ТЭО и перевозку груза. При получении от клиента информации, что он готов рассмотреть воп­рос заключения договора на перевозку и экспедирование груза, для уточнения деталей перевозки ему высылается типовая форма заявки организации на перевозку и экспедирование. Заявка долж­на содержать исчерпывающую информацию для подготовки про­екта договора с клиентом и включать следующие данные:

• полное наименование организации — заказчика услуг, долж­ность, фамилию, имя и отчество лица, которое будет подписы­вать договор с транспортно-экспедиционной компанией;

• наименование груза;

• вид упаковки груза;

• транспортные характеристики и количество груза по данному договору;

• маршрут перевозки;

• наименование услуг, в которых нуждается заказчик;

• сроки выполнения перевозки;

• необходимость страхования груза;

• условия поставки по запродажному договору;

• особые требования или условия перевозки (ограничения по выбору ТС, условия погрузки и таможенного оформления грузов на складах организации-отправителя, наиболее поздняя дата от­грузки или доставки груза).

Типовая форма заявки на ТЭО отправляется клиенту в пись­менном виде. Отправке заявки должен предшествовать телефон­ный разговор с контактным лицом клиента. Фактически работа транспортно-экспедиционной компании по организации достав­ки груза начинается с получения заявки клиента.