Мои Конспекты
Главная | Обратная связь

...

Автомобили
Астрономия
Биология
География
Дом и сад
Другие языки
Другое
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Металлургия
Механика
Образование
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Туризм
Физика
Философия
Финансы
Химия
Черчение
Экология
Экономика
Электроника

Вимоги до оформлення документів





Помощь в ✍️ написании работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організацію роботи з ними завжди регламентують спеціальні законодавчо-нормативні та нормативно-методичні акти.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів, що готуються для друкованого видання, друкують через два інтервали.

У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки, частин, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок необхідноі проставляти посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляють.

Номер сторінки друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

Колір паперу – білий, хоча останнім часом є тенденції використання у документоведенні різних кольорів.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили мають реквізити. Тому слід дотримуватися вимог до їх використання та розташування.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Мовні вимоги. Обов’язковим складником ділових паперів, де викладають зміст документа, є текст. Вимоги до тексту документа:

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до…, у зв’язку з…, з метою…, як виняток… Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома…, Відповідно до попередньої домовленості…, У порядку обміну досвідом… тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини…, розглянувши питання…, порушивши справу…, вступивши до вищого навчального закладу… тощо.

3. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

4. У текстах уживають словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу та наказової форми дієслів у 1-й особі однини. Наприклад: рішення надсилається, академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає; пропоную, наказую

Вживаються звороти, такі як: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа чітко і переконливо повинен відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

Найхарактерніші речення – прості поширені.

5. Текст викладають від третьої особи:

Ректорат університету порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до…

Від першої особи пишуть рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки.

6. Уживають форми ввічливості: шановний, високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

7. Підмет стоїть перед присудком.

8. Використовують непрямий порядок слів у ділових та наукових текстах, коли треба наголосити на певному слові. Наприклад, у повідомленні: «Завтра відбудеться засідання профспілкового комітету», наголошують на часі проведення заходу.

9. Вставні слова ставлять на початку речення: вони вказують на висловлене раніше, служать для пояснення окремих слів і словосполучень, відсилають до джерел та ін. ( Як наголошувалося раніше, треба виходити із інтересів спонсорів. )

10. У текстах документів переважно використовується непряма мова.

11. Уживають дієприслівникові звороти на початку речення: Беручи до уваги… . Враховуючи вищезазначене… .

12. У текстах використовують загальноприйняті абревіатури та скорочення.

Питання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Назвіть реквізити документів.

3. Які є вимоги до оформлення тексту документів? Охарактеризуйте їх.

Доверь свою работу ✍️ кандидату наук!
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой



Поиск по сайту:







©2015-2020 mykonspekts.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.