Подпись регистратора

На данном этапе регистратор принимает соответствующее решение, формирует выписку (справку) или сообщение об отказе, заверяет их своей подписью и печатью.

После чего сформированные документы (выписки, справки, сообщения об отказе) могут быть переданы для выдачи заявителю или отправлены почтой.

Для принятия решения необходимо выполнить следующие действия:

1. В форме Запись в книге учета выданной информации перейти на закладку Результат, в графе Решениенажать кнопку (Рис. 337).

2. Из выпадающего списка выбрать необходимое: Выдать, Отказать или Уведомить после чего графы Дата выписки, Исполнитель, Регистратор заполнятся автоматически.

Внимание! Существует возможность проставления группового решения для нескольких записей КУВИ, подключенных к одной папке.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

· В форме Папки на этапе найти необходимую запись, правой кнопкой мыши открыть контекстное меню и выбрать команду Принять решение (см. Рис. 338).

· Управление перейдет в форму Решения в папке КУВИ

Рис. 337 Заполнение графы Решение

· В верхней части формы в графе Решение необходимо нажать на кнопку (Рис. 339). Из выпадающего списка выбрать необходимое: Выдать, Отказать, Уведомить или Не рассматривать, после чего графы Дата выписки, Исполнитель, Регистратор заполнются автоматически. При выборе решения - ОТКАЗАТЬ, или НЕ РАССМАТРИВАТЬ, необходимо заполнить графы, касающиеся причины отказа или оставления запроса без рассмотрения (выбор причины из справочника и заполнение поля с указанием точного текста причины).

· После того, как все атрибуты решения выбраны – нажать кнопку (см. Рис. 358).

Рис. 338 Переход в форму Решения в папке КУВИ

Рис. 339 Проставление Решения для всей папки

· В списке записей КУВИ для каждой проставляется решение, дата выписки, Ф.И.О. исполнителя и регистратора (см. Рис. 340). При необходимости, в списке можно отредактировать решение и его атрибуты для каждой записи КУВИ.

Рис. 340 Принятие группового решения для нескольких записей

· Выйти из формы с помощью кнопки . На экране появится окно с сообщением: «В форме есть несохраненные изменения. Сохранить?». Для сохранения – нажать кнопку Да.

· Управление переходит в списочную форму Папки на этапе

· Для прекращения процесса обработки папки необходимо войти в детальную форму описания данной папки Папка КУВИ и в этой форме нажать кнопку , после чего управление перейдет в форму Папки на этапе и данная папка будет доступна только для просмотра.

Для передачи папки на следующую стадию необходимо:

1. В форме Папки на этапенажать кнопку .

2. Откроется форма Движение папки (Рис. 341),где нужно выбрать следующую стадию и сотрудника, которому будет передана папка для дальнейшей работы.

3. Нажать ОК.

Рис. 341 Форма Движение папки

На экране появится сообщение:

Внимание!Опись передаваемых дел можно распечатывать на каждую папку отдельно (в момент передачи папки на следующую стадию) или списком (например, в конце дня). Опись для нескольких передаваемых папок можно получить, находясь в форме Папки на этапеиз меню Отчеты.

Выдача

На данном этапе в книгу учета выданной информации должна быть внесена отметка о дате фактической выдачи выписки, справки, сообщения об отказе и Ф.И.О. получателя.

Для этого необходимо:

· в форме Запись в Книге учета выданной информации перейти на закладку Результат(Рис. 342). Описание полей закладки Результат приведено в Табл. 70.

Рис. 342. Форма Запись в Книге выданной информации. Закладка Результат

· В случае выдачи выписки (справки), сообщения об отказе заявителю при его личном обращении, поле Дата выдачи заполняется текущей датой(F10).Одновременно происходит заполнение поля Ф.И.О. получателя сведениями о лице, запросившем данную информацию.

· В случае отправки выписки (справки), сообщения об отказе почтой, в поле Адрес получателя вносится текстовое сообщение с указанием почтового адреса. При нажатии кнопки F10 в данном поле автоматически отображается адрес лица, запросившего информацию.

· Для сохранения внесенных данных нужно выполнить команду меню Форма à Сохранить ( или F2).

· Для прекращения процедуры обработки папки необходимо нажать кнопку , после чего управление перейдет в форму Папки на этапе и созданная папка будет доступна только для просмотра.

Для передачи папки на следующую стадию необходимо:

· В форме Папки на этапенажать кнопку .

· Откроется форма Движение папки(Рис. 343),где нужно выбрать следующую стадию и сотрудника, которому будет передана папка для дальнейшей работы.

· Нажать ОК.

Рис. 343 Форма Движение папки

На экране появится сообщение:

Внимание!Опись передаваемых дел можно распечатывать на каждую папку отдельно (в момент передачи папки на следующую стадию) или списком (например, в конце дня). Опись для нескольких передаваемых папок можно получить, находясь в форме Папки на этапеиз меню Отчеты.

Хранение

После выдачи документов (выписки, справки, сообщения об отказе) папка может быть направлена на стадию Хранение,где отмечается ее фактическое местоположение в хранилище (архиве).

В исключительных случаях, например, если за получением документов заявитель не обращается в течение продолжительного промежутка времени, папка может быть передана на хранение, а впоследствии, при обращении заявителя для получения документа, возвращена на стадиюВыдача.

Для проставления отметки о местоположении папки в хранилище необходимо:

1. Заполнить графы Стеллаж, Полка, Место хр.в формеПапка КУВИ;

2. Для сохранения внесенных сведений выполните команду меню Форма à Сохранить ( или F2).

3. Для остановки времени обработки папки нажать кнопку , после чего управление перейдет в форму Папки на этапе и текущая папка будет доступна только для просмотра.

Рис. 344 Внесение сведений о месте хранения папки

Папка с документами с этой стадии может быть передана на стадию Выдача -в случае несвоевременного получения документов (выписки, справки, сообщения об отказе);

Для передачи папки на предыдущую стадию необходимо:

1. В форме Папки на этапенажать кнопку .

2. Откроется форма Движение папки (см. Рис. 345),где нужно выбрать необходимую стадию.

3. Нажать ОК.

Рис. 345 Форма Движение папки

4. При необходимости сформировать опись.

Поиск по сайту: