Передача папки на следующий этап

Для остановки времени обработки папки следует нажать кнопку Закончить(Рис. 362), после чего управление перейдет в форму Папки на этапе (Рис. 346) и созданная папка будет доступна только для просмотра (помечается значком ).

Папка с документами с этой стадии может быть передана на стадию Ведения архива - для создания дела правоустанавливающих документов и реестрового дела.

Для передачи папки на следующую стадию необходимо:

1. В блоке Движение по стадиям(Рис. 362) нажать кнопку Вперед.

2. Откроется форма Передача папки (Рис. 364 ),где нужно выбрать следующую стадию (в поле Список этапов для передачи) и при необходимости выбрать фамилию сотрудника, которому будет передана папка для дальнейшей работы (в поле Назначить сотруднику на следующей стадии).

3. Нажать кнопку ОК.

Рис. 364 Форма Передача папки

На экране появится сообщение: «Сформировать опись передаваемых дел?»

Внимание!Опись передаваемых дел можно распечатывать на каждую папку отдельно (в момент передачи папки на следующую стадию) или списком, (например, в конце дня). Опись на несколько передаваемых папок можно получить, находясь в форме Папки на этапе(Рис. 346) из меню Отчеты.

Ведение архива

После выдачи свидетельства соответствующие папки отправляются в архив. В исключительных случаях, например, если за свидетельством не приходят в течение долгого промежутка времени, папка может быть помещена в архив без внесения записи в книгу. Впоследствии, когда свидетельство будет востребовано, в книгу учета выданных свидетельств вносится запись о выданном свидетельстве. При этом папка может быть извлечена из архива с целью устранения технических ошибок, либо по иным причинам.

Для создания дела правоустанавливающих документов (реестрового дела) необходимо:

1. В списке Папки на этапе найти (например, по номеру или дате создания) необходимую папку, находящуюся на стадии Ведение архива.

2. При необходимости закрепить за собой папку, нажав кнопку .

3. Нажать кнопку , после чего записи папки будут доступны для редактирования, и начнется отсчет времени работы с папкой оператором, за которым она закреплена.

4. В форме Папка перейти на закладку Архив.