Мои Конспекты
Главная | Обратная связь


Автомобили
Астрономия
Биология
География
Дом и сад
Другие языки
Другое
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Металлургия
Механика
Образование
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Туризм
Физика
Философия
Финансы
Химия
Черчение
Экология
Экономика
Электроника

Структура роботи



Апробація дослідження.Основні результати й висновки випускної кваліфікаційної роботи викладенні у такій публікації:

 

 

Розділ 1. Організаційно-розпорядча документація, як складова діяльності навчально закладу

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документаційне забезпечення управління – важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення документації й організація документообігу відіграють важливу роль у функціонуванні навчального закладу.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

-документи, що становлять правову базу діяльності навчального закладу, нормативно-правові акти органів виконавчої влади;

-організаційно-правова документація – статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;

-розпорядча документація – накази, рішення колегіальних органів (педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);

-службові листи, факси, телефонограми;

-документи, що стосуються особового складу школи;

-документи, що стосуються організації навчально-виховного процесу школи – перспективний план, річний план роботи та інші види планування, класні журнали тощо.

У виготовленні документів розрізняють оригінал і копію. Оригінал – перший або єдиний примірник документа. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі його реквізити. З юридичної точки зору оригінали і копії є рівнозначними. Обидва документи завіряються підписом посадової особи.

Будь-який службовий документ належить до офіційного стилю. Це означає, що в ньомумають реалізуватися такі загальні особливості, як стислість і нейтральність викладу. Важливими вимогами до тексту документів є також достовірність, повнота, точність, переконливість.

Стислість документу забезпечується відсутністю в ньому зайвої інформації, зайвих слів тощо. Усі частини тексту мають стосуватися суті справи, що викладається. Нейтральність викладу є нормою ділового етикету й означає, що мовні засоби, які використовуються в документі, не повинні вказувати на почуття та емоції автора. Нейтральність тексту створюється різними мовними засобами. На рівні лексики ця риса виявляється у використанні певної термінології. На рівні синтаксису нейтральність стилю створюється використанням розповідних речень, прямого порядку слів.

Достовірність документа означає, що викладені в ньому факти є дійсними. Повним є документ, зміст якого викладає всі обставини справи. Точним є такий документ, у якому будь-яка фраза, слово чи речення тлумачиться однозначно. Інакше кажучи, точність документа означає бездоганний виклад думки. Для цього в документі можуть повторюватись ті самі слова. Переконливим є документ, здатний вплинути певним чином на адресата.

Важливою ознакою офіційно-ділового стилю є стереотипність – використання стандартних форм висловлювання. Для лексики ділових паперів характерним є вживання стандартних фраз, формул, штампів на зразок: довести до відома, взяти до уваги, ужити заходів, відшкодувати збитки, відповідно до нормативів, з метою забезпечення і таке інше.

Для ділового стилю характерне переважання простих речень, як правило, розповідних і поширених. Із складних речень найчастішими є поширені безсполучникові та складнопідрядні з підрядними з’ясувальними та умовними.

Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Вимоги до оформлення документів відображені в постанові Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 1997 року №1153, яка регламентує склад реквізитів та послідовність їх розміщення у документі.

Організаційно-розпорядча діяльність (ОРД) відіграє провідну роль в управлінській діяльності. Ця система призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій як в організаціях, так і структурних підрозділах на основі єдиноначальності або колегіальності. Це документація, яка стосується взаємин організації як з вищими органами управління, так і з підпорядкованими їй підприємствами, а також із сторонніми організаціями.

Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:

-організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

-розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази з загальних питань, вказівки);

-довідково-інформаційні(довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, доповіді, звіти, плани роботи, договори, телеграми, телефонограми);

-з кадрових питань(заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, автобіографії та ін.);

-особисті офіційні документи(пропозиції, заяви, скарги громадян, розписки, особисті доручення та ін.).

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві.

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання .діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативно-правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:

-накази;

-розпорядження;

-постанови;

-рішення;

-вказівки та ухвали.

Умовно їх можна поділити на дві групи: документи, що видаються в умовах колегіальності; документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

 

 

1.1. Загальна характеристика організаційно-розпорядчої документації

Управлінська документація на сьогодні становить собою основу управління будь-якої організації. Якість управлінської документації, що забезпечує здійснення організаційно-розпорядчої діяльності, є найважливішим чинником, що визначає саму можливість і ефективність процесу управління. Управлінський документ це документ, який при збереженні всіх ознак документа взагалі відрізняється деякими видовими ознаками, пов'язаними передусім з реалізацією організаційно-розпорядчих функцій управління. Вчені - документознавець на основі аналізу практики документування управлінської інформації запропонували комплекс вимог, яким повинен відповідати управлінський документ. Завдання полягало в тому, щоб сукупність запропонованих вимог при її реалізації забезпечила документу такі властивості, які гарантували б збіг його вихідного і інтерпретаційного смислів. Діяльність підприємства забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що складають його документаційне базу. Склад документаційною бази визначається компетенцією керуючою компанією, колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (одноосібний чи колегіальний), обсягом і характером взаємозв'язків відокремлених підрозділів та керуючої компанії. Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису та оформлення документів за встановленими правилами.

Всі документи діляться на 2-е великі групи:

-перша - документи з загальних питань, які можуть готуватися працівниками всіх структурних підрозділів компанії;

-друга - документи з функцій управління, які готуються функціональними підрозділами відокремленими підрозділами.

Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі.

Організаційні документи - комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права, обов'язки та відповідальність керівників і фахівців;

Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності.

Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями:

- постанови;

- розпорядження;

- ділові, службові листи, рішення, протоколи;

- накази, інструкції, доручення;

- акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в т.ч. питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації.

Документи класифікуються також:

- за місцем складання (внутрішні та зовнішні);

- за формою (індивідуальні, трафаретні та типові);

- за термінами виконання (термінові і нетермінові);

- за походженням (службові та особисті);

- за видом оформлення: оригінали, копії, виписки, дублікати.

Мові службових документів повинна бути властива стилістична суворість. Службові документи підприємства пов'язані з правовою нормою, тому об'єктивність в стилі викладу підкреслюється стверджують і розпорядчим характером документа. В офіційно - діловому стилі не повинно бути емоційності, суб'єктивної оцінності та разговорності.

В офіційно-ділових документах повинні використовуватися загальноприйняті скорочення (одиниці виміру, назви установ, територій і т.д.). Основні вимоги при використанні скорочень слів в офіційних документах:

- скорочені написання повинні бути зрозумілі;

- не повинно бути різнобою у назвах імен, територіальних назвах, термінів, посад, установ і т.д., тобто написання скорочень має бути уніфіковано.

 

 

1.2. Нормативно правова база організаційно-розпорядчої документації

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватись відповідно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективності здійснення документаційного забезпечення управлінської діяльності, й яку можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

Серед законодавчих актів України, що містять окремі терміни та їх визначення, які застосовуються в діловодстві, назвемо Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів організації справочинства та роботи з документами, що відносяться до Національного архівного фонду та спеціалізованих архівних установ. В цьому нормативно-правовому акті можна знайти визначення понять: "діловодство", "архівний документ", "номенклатура справ", "експертиза цінності документів".

Деякі закони України наводять тлумачення певних видів службових документів ("протокол", "установчий документ", "довідка про особу", "платіжне доручення" тощо).

Найбільше визначень термінів містив підготовлений Державним комітетом архівів України (нині - Державна архівна служба України при Міністерстві юстиції України) за поданням завідувача відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (УН-Д1АСД), доктора історичних наук, професора С.Г. Кулешова, проект Закону України "Про діловодство" (2004 р.).

На час виходу посібника очікуваного Закону, згідно Концепції його проекту, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року. В проекті закону (остання редакція від 10 березня 2007 року) передбачалось впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації та роботи зі службовими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних та інших носіях, встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенні службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правових форм, врегулювання питань застосування української та інших мов у справочинстві.

Разом з тим, відсутність на теперішній час законодавчого врегулювання цих питань може призвести до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові системи діловодства, умисного псування, знищення, підроблення, приховання і незаконної передачі службових документів. За поданням Міністерства юстиції України розгляд цього закону було призупинено до вивчення практики застосування норм Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг". Тобто законодавче унормування процесів традиційного діловодства має ув'язуватись з реалізацією процесів електронного діловодства та електронного документообігу.

Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянуті в Кодексі законів про працю України, фінансово-господарськими - в Господарському Кодексі, правовими - в Цивільному та Кримінальному Кодексі, бухгалтерськими - в законах України про бухгалтерський облік і так далі.

Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України "Про звернення громадян". Порядок роботи з конфіденційними документами, що становлять державну таємницю розглянуто в Законі України "Про державну таємницю".

Особливості роботи з електронними документами розкриваютьсяв законах України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" та ін. Зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані як відповідні заходи у "Програмі впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг".

Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед:

А типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Типова інструкція), затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від ЗО листопада 2011 р. №1242, яка вийшла замість Примірної, що була затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р.№1153 й втратила свою чинність.

Типова інструкція є важливим нормативно-правовим актом, що:

-регламентує організацію діловодства;

-установлює загальні положення організації діловодства;

-установлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Слід наголосити, що Постанова № 1242 зобов'язує центральні органи виконавчої влади, Раду міністрів Автономної Республіки Крим і місцеві органи виконавчої влади у тримісячний строк розробити відповідно до Типової інструкції і затвердити за погодженням із державними архівними установами власні (індивідуальні) інструкції з діловодства й типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.

До того ж Постанова № 1242 лише рекомендує органам місцевого самоврядування розробити й затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до зазначеної Типової інструкції.

Зауважимо, примірні інструкції з діловодства мають рекомендаційний характер, а типові - обов'язковий.

Таким чином, положення Типової інструкції є обов'язковими для всіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади, що, у свою чергу, не виключає можливості користування Типовою інструкцією всіма іншими юридичними особами незалежно від їх підпорядкування та форми власності.

Суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної Типової інструкції, а також регламентні й національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію власні інструкції з діловодства і ввести їх в дію наказом по своїм організаціям.

Б. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893. Зазначену постанову необхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави, й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інформації з обмеженим доступом.

В. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян навіть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства.

Окремі нормативно-правові акти також містять визначення термінів загальноділоводного характеру. Приміром, Постанова Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2007 р. № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів", тлумачить термін "експертиза цінності документів".

До другої групи правових актів нормативної бази відносяться також національні та міжнародні стандарти. Це перш за все стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення документів, і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести відповідаючи стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів берегів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сторінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т.д.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), можна знайти в Державному класифікаторі ДК 010-98: Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у випущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення". У цьому документі визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Колективом УНДІАСД підготовленні відповідні "Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003", які конкретизують та пояснюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містив нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД), Примірна інструкція була в 2011р. перероблена в Типову інструкцію і до неї внесено відповідні зміни.

Найбільшу кількість унормованих загально-документознавчих термінів та їх тлумачень, що застосовують в сучасній Україні, містить розроблений УНДІАСД Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", який набув чинності з 1 липня 2005 року (взамін однойменного ДСТУ 2732-94). В зазначеному стандарті наведено 158 термінів та понять, що викладені українською, російською та англійською мовами. Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується випустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої документації.

Зміни в політичній та економічній ситуації в Європі фактично призвели до створення єдиного економічного простору, що змусило держави у складі Європейського Союзу від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних особливостей культури документаційного забезпечення управління. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм, яка давно вже вийшла за межі національних кордонів, поява транснаціональних корпорації зумовили потребу вироблення єдиного стандарту роботи з документацією.

Так, у 2001 р. Міжнародною організацією стандартизації було видано Стандарт ISO 15489-2001 "Інформація та документація - Керування документацією". Оскільки Стандарт ISO 15489-2001 стосується роботи з документами видав та на носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), в ньому визначено обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надаються рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів. У зазначеному стандарті управління документацією розглядається як частина системи управління якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Ці стандарти вже використовують провідні підприємства України.

В 2008 році в Україні вийшов гармонізований з ISO-15489 його модифікований аналог - Національний стандарт "Інформація та документація. Керування документаційними процесами: Частина 1. Основні положення та Частина 2. Настанови: ДСГУ 4423-1-2:2005 (ISO/TR 1548-2:2001. МОД) [71;72], який набув чинності від 01.10.2007 з впровадженням у ньому міжнародних термінів, який вніс певну кореляцію термінології загального документознавства із закордонною термінологією керування документаційними процесами.

В першій частині стандарту подано виклад загальних принципів управління документацією як в державних установах, так і в недержавних організаціях. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:

-основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);

-повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;

-діловодних технологій і процедур.

Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління та управлінські процеси організації.

У цій частині також викладені загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

Призначена перша частина для використання менеджерами організацій, спеціалістами з управління документацією, інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи у своїй діяльності.

Друга частина стандарту містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині.

Ця частина призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Вона забезпечує єдину методологію застосування першої частини стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ISO.

У стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Так, основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному її вищим керівництвом. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, й бути відображені в їхніх посадових інструкціях.

Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик.

За умов розвитку світової торгівлі установи та організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.

Взагалі, зазначений стандарт - це виклад оптимальної методики управління документацією, що призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема розробників нових інформаційних програм і систем. Загальний концептуальний характер стандарту, як зазначає український науковець к.і.н. І. Є. Антоненко, робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією. Стандарт схвалено Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів-як державним, так і приватним.

У цьому стандарті є посилання на:

- ISO 9001:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 9001-2001;

- ISO 14001:1996, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 14001-97.

Термінологія стандарту базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник" (ISO 5127:2001 Information and documentation. Vocabulary, IDT)", підготовлений міжнародною організацією стандартів в 2007 p. В Україні це гармонізований стандарт ДСТУ ISO 5127:2007 "Інформація та документація. Словник термінів.

У стандарті наведено визначення більш тисячі понять з науково-технічної інформації та бібліотечної справи. Він виступає як сукупний перегляд всіх виданих стандартів серії 5127 й містить такі розділи: базові поняття зв'язаних галузей знань; базові і загальні поняття інформатики; види форми і частини документів; інформаційні органи та їх фонди; процеси комплектування фондів; аналіз, подання і опис документів (включаючи інформаційно-пошукові мови); накопичення, пошук і видання інформації (включаючи каталоги та вказівники); інформаційне та бібліотечне обслуговування, збереженість документів; правові аспекти інформатики (включаючи авторське і патентне право). Словник містить абеткові покажчики англійською і французькою мовами, що нараховують біля 1700 термінів (включаючи синоніми).

Прийняття в Україні аналогів зазначених, стандартів спонукає до подальшого розроблення вітчизняних відповідників міжнародних стандартів, присвячених зазначеній технології. Безперечно, цей процес має ґрунтуватися на науковому аналізі досвіду, переваг та недоліків керування документаційними процесами за кордоном, можливостей застосування норм профільних міжнародних стандартів в Україні.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, які розроблені на основі інструкцій, затверджений Кабінетом Міністрів України. Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства.

Так, в архівній сфері лише в 2012-2013 роках вийшли Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради; Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації; Типове положення про експертно-перевірну комісію Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного архіву області, міст Києва і Севастополя; Правила роботи архівних установ України; Типове положення про Науково-методичну раду Центрального державного архіву, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя; Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України.

В сфері державотворення підготовлено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів від 12.04.2012 № 578/5. Зазначений перелік регламентує процеси експертизи цінності документів, складання номенклатур справ, визначення строків зберігання документів, вилучення документів для знищення. Положення цього нормативного документа будуть в принаді працівникам служб діловодства всіх установ, підприємств та організацій - незалежно від форми власності, функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності.

У праводіловій сфері Міністерство юстиції України наказом від 22.12.2010 N 3253/5 затвердило "Правила ведення нотаріального діловодства", які встановлюють єдиний порядок документування нотаріальної діяльності та архіву і визначають порядок організації роботи нотаріусів з документами.

В банківській сфері Постановою Правління Національного банку України від 12 вересня 2006 року №357 затверджено Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України. Затвердженим Положенням визначені загальні правила формування, обліку, використання та знищення електронних архівів (документів), створених у центральному апараті, структурних підрозділах, територіальних управліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філіях представництвах і відділеннях.

Положення розроблене відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про банки і банківську діяльність", "Про Національний банк України", а також згідно Порядку зберігання електронних документ в архівних установах, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2005 N 49, та інших нормативно-правових акті з питань архівної справи.

Ведення діловодства в судах регламентує Закон України "Про судоустрій і статус суддів". Цей Закон визначає правові за сади організації судової влади та здійснення правосуддя в Україні з метою захисту прав, свобод та законних інтересів людині і громадянина, прав та законних інтересів юридичних осіб інтересів держави на засадах верховенства права, визначу систему судів загальної юрисдикції, статус професійного судді народного засідателя, присяжного, систему та порядок здійснення суддівського самоврядування і встановлює систему і загальний порядок забезпечення діяльності судів та регулює інші питання судоустрою і статусу суддів.

Сьогодні, на основі вивчення діючих у системі соціального управління законів, нормативно-правових актів, посадовою інструкцією, положень та процедур прийняття управлінською рішень, назріла необхідність прийняття спеціальних підготовки і видання нормативно-розпорядчих документів, що регулювали б порядок здійснення цього виду управлінської праці. У цьому документі доцільно вимоги до:

-системного аналізу управлінських ситуацій;

-змістовного та всебічного вивчення питань, пов'язаних: підготовкою управлінського рішення;

-організаційних форм і підготовки управлінських рішень і забезпечення їх реалізації;

-предметного і технічного розділення управлінської праці на різних етапах формування рішень;

-форм залучення фахівців і наукових працівників до участі у їх підготовці;

-створення обов'язкових правил документування управлінських рішень і надання їм юридичної сили;

-застосування засобів правового забезпечення усних тощо.

Сучасне правове регулювання документування та документообігу має вирішувати питання, пов'язані з основними положеннями щодо: визначення поняття категорії "електронний документ", його типів і видів; умов надання юридичної сили; вимог до оригіналів, дублікатів і копій документів; порядку засвідчення документів (електронно-цифровий підпис); правил реєстрації, зберігання, передавання і отримання електронних документів з інших організацій, головних принципів юридичної відповідальності за порушення порядку їх використання, порядку доступу до електронних версій тощо.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства повинні надавати підрозділи Головного архівного управління, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином сучасну нормативно-методичну базу діловодства.

 

Розділ 2.Складання організаційно-розпорядчої документації, в загальноосвітньому навчальному закладі

Назва документа повинне бути присутнім на будь-якому документі, крім листа; воно визначається укладачем документа, виходячи з призначення та змісту останнього, і повинно відповідати виду даного документа (постанова, розпорядження, наказ, акт, інструкція і т.д.). Залежно від назви документа вибирається потрібна форма викладу тексту, визначаються характер і ступінь обов'язковості реалізації його змісту.

Назва документа служить цілям зручності класифікації, контролю та зберігання документів. Виходячи з назви документа, встановлюється і перелік необхідних для його оформлення інших реквізитів.

Заголовок документа складається до будь-якого документа формату А4 (210 х 297 мм), незалежно від його призначення. Тема відображає зміст документа і повинен бути максимально точним, узгоджуватися з видом документа. Розкриває зміст документа заголовок дозволяє економити час при його розгляді, а головне - усуває можливість помилки або варіантності його тлумачення при введенні відомостей про документи в інформаційно - пошукову систему, полегшує пошук і проходження документів.

Тема до текстів постанов, розпоряджень, наказів, положень, актів, довідок, звітів та ін будується на основі іменника у формі місцевого відмінка.

Правила, Статут, список, реєстр і інші документи вимагають родового відмінка стрижневого іменника в заголовку до тексту.

Заголовок до тексту Інструкції формується на основі іменника в давальному відмінку.

Якщо зміст тексту включає ряд питань, заголовок повинен бути узагальненим, в цьому випадку поряд з заголовком складаються підзаголовки. Їх пишуть в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Датування документа обов'язково для надання йому юридичної сили. Датою документа є дата його підписання або затвердження:

- датою видання (прийняття) постанови, розпорядження, наказу є дата їх підписання Головою міста, керівником структурного підрозділу;

- датою протоколу є дата засідання (прийняття рішення);

- датою акту - дата події;

- датою звіту, плану та інших вимагають затвердження - дата їх затвердження;

- датою набрання чинності розпорядчого документа вважається дата його підписання, якщо інше не зазначено в самому документі.

До складу дати входить вказівка ​​числа, місяця, року.

Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його створенням, проходженням і виконанням (візування, погодження, реєстрація) і т.д. в обов'язковому порядку датуються.

Дата повинна проставлятися особою, підписує або затверджує документ. На документах, складених спільно кількома організаціями або юридичними особами, проставляється єдина дата підписання. Місце розміщення дати залежить від виду документа і визначено у формі бланків.

Індекс надає документу юридичну силу, підтверджуючи факт складання та відправлення документа, і призначений для обліку, контролю за своєчасним виконанням та організації системи пошуку надходять або створюваних документів. Індекс документа повинен складатися з порядкового номера, який при необхідності доповнюється літерними позначеннями, індексом за номенклатурою справ або іншому класифікатора - назв документів, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і ін Складові частини індексів відокремлюються косою рисою.

Текстом документа є виражене засобами ділової мови зміст будь-яких дій чи подій. Його зміст має бути пов'язане з раніше виданими з цього питання документами та відображати точне і правильне освітлення подій. Текст документа складається на основі уніфікованих форм, уніфікованих збірок текстів, типових нормативних документів, що визначають зміст конкретних документів. Тексти документів оформляються у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Рекомендується розділяти тексти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа. У другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій частині також рекомендується повідомляти підстави або причини створення документа, а в другій - рішення, розпорядження, прохання.

При підготовці розпорядчих документів нормативно - правового характеру (положень, правил, порядку, інструкцій) керуватися наступними вимогами в структурному оформленні тексту даних документів.

Структурне оформлення тексту положень, порядку, правил, інструкцій

Найменування (положення, порядку, правил, інструкцій)

1. Загальні положення

1.1. Нормативно-правове забезпечення, що дає підстави для прийняття даного документа.

1.2. Цілі і завдання документа.

1.3. Основні поняття (терміни), що використовуються в документі.

2. Зміст документа

2.1. Розділи за напрямами з чітким викладом.

2.2. Пункти, підпункти в розділах.

3. Додаток

3.1. У додатки виносити договори, акти, довідки, таблиці і т.п.

3.2. До нормативного документа додається коротка пояснювальна записка, що відображає короткий огляд чи роз'яснення існуючого положення, за яким розробляється документ. Характеристика проблем.

Структура тексту постанов (розпоряджень) нормативно-правового документа.

1. Точне, юридично правильна назва документа.

2. Коротка преамбула, при необхідності з посиланням на нормативно-правові акти.

3. Визначення конкретної мети прийнятого документа.

4. При необхідності вказувати визнання втратили чинність раніше прийнятих з цього питання документів.

5. Якщо в документі містяться вказівки про виділення фінансових коштів - джерело фінансування.

6. Необхідність опублікування документа в засобах масової інформації.

7. Визначення посадових осіб, органів, на яких покладено контроль за виконанням, і терміни виконання.

У розпорядчих документах, що діють на принципах єдиноначальності або адресованих керівництву або органам влади, суду і прокуратури, використовуються форми викладу тексту від першої особи однини.

У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, форма викладу тексту від третьої особи однини.

У спільних документах використовується форма викладення тексту від першої особи множини.

Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установ, організацій і в ній кілька рішень, висновків (у доповідях, положеннях, оглядах), діляться на розділи, глави, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа.

Текст протоколу викладається від третьої особи множини.

У документах, які визначають права і обов'язки (положення, посадові обов'язки, інструкція), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовується форма викладення тексту від третьої особи однини чи множини

Документи - додатки можуть бути трьох видів:

- затверджуються або вводяться в дію відповідним документом (додаток до правових актів);

- пояснюють зміст іншого документа;

- нправляються із супровідним документом адресату.

В організаційно-розпорядчих документах, зміст яких доповнюється або пояснюється додатками, відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

На самому документі - додатку повинна бути зроблена відмітка, що з'єднує його з основним документом і надає йому юридичну силу.Розміщується відмітка в правому верхньому куті першого аркуша додатка і включає найменування нормативного акту (постанови, розпорядження тощо), його дату і номер.

У додатках повинні бути всі необхідні для документа елементи: найменування, заголовок, підпис керуючого справами адміністрації міста. Якщо документ має додатки, названі в тексті, після тексту робиться відмітка, яка включає в себе відомості про кількість аркушів програми та кількості додаються примірників. Якщо в документі програми інформаційно - довідкового характеру не названі, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів кожного додатка і кількості примірників. За наявності декількох додатків до розпорядчого документа, на них проставляється порядковий номер.

Узгодження є способом попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Узгодження проектів документів проводиться при необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству та правовим актам. Узгодження може проводитися як у КК, її структурних підрозділах, так і поза її з підвідомчими та непідвідомчість організаціями, установами.

Внутрішнє погодження проектів розпорядчих документів називається візуванням.

Візування проводиться в такій послідовності:

- з функціональними підрозділами;

- з дорадчими органами;

- з громадськими організаціями;

- з юридичною службою;

- з фінансовою службою;

- із заступниками Голови міста, які відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Першим проект документа візує його виконавець на підтвердження того, що він несе відповідальність за його якість. Віза включає в себе особистий підпис візує і дату погодження. При необхідності можуть бути вказані посада візує, дата і розшифровка його підпису (ініціали та прізвище) і розташовується зліва направо на всю ширину аркуша. Віза проставляється на першому примірнику і розташовується на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа нижче реквізиту «підпис». Відмова посадової особи від візування не допускається. При наявності розбіжностей точка зору візує викладається перед візою або на окремому аркуші з зазначенням про це у формі: «зауваження додаються».

Зовнішнє узгодження можна оформляти грифом узгодження, довідкою погодження або поданням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф узгодження включає в себе наступні елементи:

- слово Погоджено (друкується прописними літерами);

- повне найменування посади та назва установи;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується;

- дату узгодження.

Гриф узгодження мають нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження, якщо зміст документа зачіпає інтереси декількох організацій, то узгодження може бути на окремому «листі узгодження». На документі робиться запис «Лист узгодження додається». При наявності зауважень по документу візу оформлюють таким чином:

«Зауваження додаються»

(Особистий підпис) С.І. Іванов

Посвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами посвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки. Підпис - обов'язковий реквізит документа. До складу підпису входить: найменування посади підписує документ, особистий підпис і його розшифрування. Оригінали постанов і розпоряджень підписує генеральним директором КК (директором ВП), а в його відсутність - посадова особа, яка виконує його обов'язки. Документи, направлені на вищі законодавчі та виконавчі органи влади і управління, підписує лише генеральним директором КК, в його відсутність - або його перший заступник, або виконуючий його обов'язки.Підписується, як правило, один перший примірник документа.

Затвердження документа - особливий спосіб посвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, посадових осіб і громадян. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної чинності лише з моменту його затвердження.Документи затверджуються органами або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі.

Затвердження проводиться двома способами:

- грифом затвердження та затверджується або генеральним директором, або посадовими особами, до компетенції яких входять вирішення питань, викладених у документах;

- стверджується виданням відповідного розпорядчого документа (постанови, розпорядження, наказу).

Обидва способи мають однакову юридичну силу.

Затверджуються наступні документи: положення, правила, порядок, Статути структурних підрозділів, звіти, плани, штати і штатні розписи, акти прийому та передачі справ та контрольно - ревізійного порядку, акти прийому в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, окремі різновиди протоколів і т.д.

Друк засвідчує справжність підпису посадовця на документах, передбачених спеціальними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами. Прості круглі печатки (без зображення державної символіки) з найменуванням структурних підрозділів адміністрації міста виготовляються також в одному примірнику, зберігаються у керівників відповідних підрозділів адміністрації міста.Простий друк ставиться на документах структурних підрозділів, які потребують підтвердження автентичності факту трудової діяльності, копіях документів і т.д.

Відбиток печатки повинен проставлятися так, щоб їм були захоплені частині найменування посади підписала документ особи і частина його особистого підпису.

 

2.2. Розпорядчі документи

 

Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації.Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.
Незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів. У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються виникають у сфері управління проблеми і питання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин. З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи:
-документи, які видаються в умовах колегіальності;
-Документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

Наказ - правою акт, що видається керівником організації (його структурного підрозділу), що діють на підставі єдиноначальності з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підпорядкованості.
Накази з основної діяльності видаються при реорганізації, ліквідації установи, затвердження та зміну структури і штатів, з метою утвердження і (або) введення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів і ін), при необхідності регулювання питань фінансування, матеріально- технічного забезпечення, науково-технічної політики, інформаційного та документаційного забезпечення, соціальної політики та ін.

Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочення працівників.
Проекти наказів по основній діяльності, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект". Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим щоб наявні в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень.Тема є обов'язковим реквізитом наказу, він повинен бути сформульований чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа, і повинен відповідати на запитання "Про що?", Наприклад: "Про створення філії товариства у м. Твері", "Про зміну статуту товариства ".У наказах текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу"). Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої. У констатуючій частині дається обгрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий або нормативний правовий акт вищестоящої організації або документ, раніше виданий цією організацією, в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер. Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, в констатуючій частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, викладаються факти або події, що послужили причиною видання наказу. Преамбула може починатися словами "З метою", "На виконання" і т.д.
Констатуюча частина відокремлюється від розпорядчої словом "НАКАЗУЮ", яке друкується в розрядку з нового рядка від поля прописними літерами. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.
Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. При цьому розпорядча частина поділяється на пункти, якщо виконання наказу передбачає кілька виконавців і виконання різних за характером дій. Пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова у формі. Наприклад: "1. Створити робочу групу у складі. У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися з вказівки посади і прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) в давальному відмінку. В якості виконавців можуть бути вказані організації чи структурні підрозділи. Відомості про управлінський дії передають дієсловом у формі і доповненням з позначенням об'єкта дії.
Наприклад:
1. Начальнику Управління виробництва і впровадження інформаційних систем Воробйову К.В. підготувати проект "Технічного завдання ...".
2. Начальнику Управління збуту інформаційних систем Ярославцева Є.М. підготувати проект комерційної пропозиції ....
Зазначення терміну виконання друкується окремим рядком і оформляється як дата завершення виконання. Наприклад: Термін подання 15.07.2003.Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на Скасовуючий документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу. До подання на підпис проект наказу візується усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами. Візи проставляються на першому примірнику наказу в нижній частині останнього аркуша документа або на звороті останнього аркуша. Якщо до проекту наказу є програми довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються відсилання: "(додаток 1)", "(додаток 2)". На самому додатку в правому верхньому куті першого аркуша друкується слово "Додаток" (якщо додатків кілька, вони нумеруються) і вказується, до якого наказом або пункту наказу належить додаток: Додаток 1 до п. 2 наказу ЗАТ "Термика" від 14.06.1999 № 86. Якщо додатком до наказу є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: "(додається)", а на додатку у верхньому правому куті оформляється гриф затвердження документа. Додатки до проектів наказів повинні візуватися виконавцем, підготували їх, керівниками структурних підрозділів. Накази підписують керівник організації або його заступник, офіційно виконуючий обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Накази оформляються на бланку наказу (бланк конкретного виду документа). Обов'язковими реквізитами наказу є: найменування організації, назва виду документа (НАКАЗ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу державного управління з метою розв'язання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій посадових осіб і громадян. Порядок складання та оформлення розпоряджень в цілому аналогічний порядку оформлення наказів по основою діяльності організації. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "ПРОПОНУЮ" або "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке так само, як в наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами, або без будь-якого слова, тобто безпосередньо слідує за констатуючій частиною після двокрапки. Розпорядження оформляються на бланку розпорядження (бланк конкретного виду документа). Обов'язковими реквізитами розпорядження є: найменування організації, назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Вказівка ​​- правовий акт, що видається органом державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління. У цілому вказівки складаються і оформляються аналогічно наказам, але ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ" - залежно від змісту вказівки. Якщо вказівки розсилаються в підвідомчі організації з метою доведення до них норм загального характеру або інших відомостей, вони оформляються на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів та оформленням у правому верхньому кутку реквізиту "Адресат".
Обов'язковими реквізитами вказівки є: найменування організації, назва виду документа (ВКАЗІВКА), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Рішення - це правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності. Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління і більше, один з яких діє на основі колегіальності, а інший - на основі єдиноначальності. Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої, розділених словом "ВИРІШИЛА" ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО", "ВИРІШИЛИ"), яке друкується великими літерами з нового рядка від поля. Якщо постанова або рішення не мають потребу в обгрунтуванні, текст починається наступним чином: «Рада директорів вирішила». У рішеннях, прийнятих колегіальними і дорадчими органами, використовується форма викладення тексту від третьої особи однини ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО"). У спільних рішеннях двох і більше організацій текст викладається від першої особи множини ("ВИРІШИЛИ"). При необхідності констатуюча частина може містити посилання на закони та інші нормативні акти. Розпорядча частина викладається пунктами. Рішення можуть містити додатки, посилання на які дається у відповідних пунктах розпорядчої частини: "(додаток 1)" або "(додаток 3)". На самому додатку у верхньому правому куті зазначається:
Додаток 1 до рішення Ради директорів від 21.05.2004 № 15
Проект рішення повинен бути узгоджений з усіма зацікавленими структурними підрозділами та організаціями. Обов'язкова процедура юридичної експертизи проектів рішень. Рішення підписуються керівником органу управління. Рішення оформляються на бланку рішення (бланк конкретного виду документа). Обов'язковими реквізитами рішення є: найменування організації, назва виду документа, дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту підпис, візи узгодження документа.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил. Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій по найбільш важливих і принципових питань їх діяльності.
Порядок складання та оформлення постанов в цілому аналогічний порядку оформлення рішень. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "постановляє" або "УХВАЛИЛИ" (у спільних постановах двох або більше організацій), яке друкується окремим рядком від поля прописними літерами.
Постанови оформляються на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).
Обов'язковими реквізитами постанови є: найменування організації, назва виду документа, дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис.

 

2.2. Кадровий наказ, як один із видів організаційно-розпорядчої документації

Кадрові служби підприємств усіх форм власності і підпорядкування у своїй діяльності можуть застосовувати типові форми наказів, затверджені Міністерством статистики України, а саме: про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про припинення трудового договору (контракту), про надання відпустки. Як заповнювати вказані типові форми наказів, проілюстровано в зразках.

Кадрові служби підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності і підпорядкування в своїй діяльності можуть застосовувати типові форми наказів, затверджені наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року № 253, а саме:

· № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;

· № П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»;

· № П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»;

· № П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

Зауважимо, що зазначені накази є не лише розпорядчими документами, а й документами первинного обліку персоналу, що зобов’язує кадрову службу ознайомлювати з наказами працівників, робити відповідні записи в їх особових картках (форма № П-2) і трудових книжках.

Типові форми наказів передбачають кодування тих чи інших умов трудового договору (для опрацювання первинних облікових даних із застосуванням технічних засобів), яке запроваджує безпосередньо власник або уповноважений ним орган підприємства, установи, організації. Форму наказу заповнює працівник кадрової служби (у двох примірниках: один — залишається в кадровій службі, другий — передається до бухгалтерії).

Наказ підписує керівник підприємства або уповноважена ним посадова особа (бажано повноваження затвердити наказом або іншим нормативним документом), відтак його слід зареєструвати в книзі (журналі) реєстрації наказів (розпоряджень) з кадрових питань (є документом суворої звітності і постійного зберігання).

Наказ про прийняття на роботу оформляють на підставі укладеного трудового договору, умови якого визначають сторони майбутніх трудових відносин (працівник — з одного боку, і власник або уповноважений ним орган — з другого).

Умови трудового договору складаються зосновних (місце роботи, трудові функції: спеціальність, кваліфікація, посада, оплата праці, початок роботи, строк дії трудового договору) і додаткових— уточнюють і доповнюють основні (випробувальний термін, скорочений робочий час тощо).




Поиск по сайту:







©2015-2020 mykonspekts.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.