Мои Конспекты
Главная | Обратная связь


Автомобили
Астрономия
Биология
География
Дом и сад
Другие языки
Другое
Информатика
История
Культура
Литература
Логика
Математика
Медицина
Металлургия
Механика
Образование
Охрана труда
Педагогика
Политика
Право
Психология
Религия
Риторика
Социология
Спорт
Строительство
Технология
Туризм
Физика
Философия
Финансы
Химия
Черчение
Экология
Экономика
Электроника

Форматирование символьных и числовых данных в ячейках электронных таблиц MS Excel.



Формат данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число “

В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов. Для формата каждой категории приводится список его кодов. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Ввод информации на рабочий лист

Данные в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку, Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специальной команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Недостаток этого метода состоит в том, что при вводе предыдущее содержимое текущей ячейки теряется. Если нужно только отредактировать содержимое ячейки, а не вводить его заново, следует нажать клавишу F2 или редактировать содержимое в строке формул. В этом случае в ячейке появляется текстовый курсор, который можно использовать для редактирования.

По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые -- по правому. В случае ввода формулы в таблице появляется вычисленное значение.

Выбор ячеек

В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для того чтобы произвести такую операцию, нужные ячейки необходимо выбрать. Выбранная группа ячеек выделяется на экране: их содержимое отображается белым цветом на черном фоне, а вся группа выделенных ячеек обводится толстой рамкой.

1. Проще всего выбрать прямоугольную область, то есть ячейки, попадающие в определенную область столбцов и строк. Для этого надо перевести указатель на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. После отпускания кнопки мыши все ячейки в прямоугольнике выделяются инвертированным цветом. Цвет первой ячейки остается не инвертированным, чтобы показать, что она является текущей. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон.

Протягивание можно производить в любом направлении. Например, если надо выбрать ячейки от ВЗ до D8, то можно проводить протягивание не только от ВЗ к D8, но и от D3 к В8, от В8 к D3 или от D8 к ВЗ. Если теперь щелкнуть на любой ячейке, выделение отменяется. Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то, завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

2. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.

3. Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

4. Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом можно создавать даже несвязанные диапазоны.

Операции с ячейками

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка > Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно: выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных, нельзя.

3. По команде Правка > Копировать или Правка» Вырезать ячейки, выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временна хранить в таблице.

Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через, буфер обмена, но использование буфера обмена в программе Excel. Excel отличается от других приложений Windows тем, что операция вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания.

4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка > Вставить. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того, как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

Автоматизация ввода данных

1. Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. При заполнении таких таблиц Excel проявляет высокую дружественность. Уже по первой букве программа «догадывается», что хочет ввести пользователь.

2. Интеллектуальные способности программы нетрудно развить и автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее.

3. После этого следует установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика.

4. Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу. По ходу перетаскивания содержимое последней ячейки отображается в небольшом всплывающем окне.

Программа Excel способна автоматически продолжать последовательности дней недели, названий месяцев, полных дат и произвольных чисел. При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании влево или вверх -- уменьшается.

5. Если требуется более сложный закон изменения последовательности значений, процедура несколько усложняется. Выбрав первую ячейку и введя в нее нужное значение, следует дать команду Правка > Заполнить > Прогрессия. Откроется диалоговое окно Прогрессия, позволяющее указать как направление заполнения, так и параметры прогрессии.

6. Переключатели в группе Расположение определяют направление заполнения, а на панели Тип выбирают тип значений. Панель Единицы позволяет задать дополнительные условия, если ячейки содержат даты.

7. В нижней части диалогового окна задают шаг прогрессий и значение, по достижении которого заполнение прекращается. После щелчка на кнопке ОК данные заносятся в таблицу в соответствии с заданными параметрами.

Формат данных

Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число “

В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации.

Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип.

Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Форматирование и изменение размеров ячеек

Независимо от того, используется ли рабочая книга Excel в электронном виде или предназначена для последующей печати, хочется, чтобы она выглядела аккуратно. Для этого можно настраивать форматы ячеек, а также управлять размерами ячеек. Обычно желателен такой размер ячеек, при котором данные помещаются в них полностью.

Программа Excel пытается распознать тип данных еще при вводе и, соответственно, старается отобразить их наиболее наглядным образом. В частности, для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм (если указано обозначение денежной единицы) и календарных дат используются разные форматы.

1. Изменить формат данных в отдельной ячейке можно с помощью панели инструментов Форматирование. Ее элементы управления в основном знакомы нам по аналогичной панели текстового процессора Word. Кроме того, группа кнопок этой панели позволяет выбрать один из нескольких заранее подготовленных форматов для записи чисел.

2. Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного 3 диапазона, надо выделить нужный диапазон и дать команду Формат > Ячейки. При этом открывается диалоговое окно Формат ячеек, содержащее группу вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.

3. Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Вкладка Выравнивание задает метод выравнивания и угол наклона надписи. Вкладка Шрифт определяет гарнитуру и начертание шрифта. Вкладка Граница позволяет задать рамки, изображаемые на внешних и внутренних границах диапазона, а вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением.

4. Изменить ширину и высоту ячеек можно методом перетаскивания границы между строками или столбцами. Если требуется более точная настройка, следует дать команду

Формат > Строка (соответственно, Формат > Столбец)

и выбрать подходящую команду из открывшегося меню. В частности, команда Авто подбор ширины позволяет выбрать ширину столбца или высоту строки таким образом, чтобы в него полностью помещалось содержимое наиболее заполненной ячейки.

Если установить указатель мыши на границе между двумя заголовками столбцов и выполнить двойной щелчок в тот момент, когда указатель превращается в двунаправленную стрелку, столбец автоматически форматируется по методу автоподбора.

Сложные формулы и стандартные функции

Вычисления, которые позволяет производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

1. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу или нажатием клавиши «=», то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью которого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.

2. Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе Excel. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке функция -- конкретную функцию.

После того как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а палитра функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции.

3. В верхней части палитры размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Здесь указывается общее описание назначения функции, а также сведения о задаваемом аргументе. Если аргумент указан полужирным шрифтом, значит, он является обязательным, а если обычным шрифтом, то его можно опустить.

Задавать аргументы функции можно в числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.

Программа Excel допускает вложение функций, то есть в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.

Работа с несколькими рабочими листами

Первые программы, предназначенные для работы с электронными таблицами, позволяли использовать только один рабочий лист. В результате многие пользователи размещают несколько таблиц на одном рабочем листе. Это чревато возможностью потери данных, да и вообще неудобно.

Программа Excel позволяет использовать в рамках одной рабочей книги несколько рабочих листов. Названия рабочих листов указываются на ярлычках в нижнем левом углу рабочей области. Выбор рабочего листа для текущей работы выполняют щелчком на соответствующем ярлычке. Каждый рабочий лист хранит свой указатель текущей ячейки, так что при возвращении на рабочий лист положение этого указателя восстанавливается.

Чтобы создать дополнительные рабочие листы, следует выбрать рабочий лист, перед которым должен быть добавлен новый лист, и дать команду Вставка > Лист. Изменить порядок следования рабочих листов можно перетаскиванием ярлычков.

Чтобы изменить название рабочего листа, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. После этого следует ввести новое название и нажать клавишу ENTER.

Совместное использование нескольких рабочих листов

Формулы могут ссылаться на ячейки, находящиеся в других рабочих листах. Формат такой «меж листовой» ссылки:

<имя листа>!<адрес>

Чтобы при редактировании формулы выбрать ячейку, находящуюся на другом листе, надо перед выбором ячейки щелкнуть на ярлычке нужного рабочего листа.

Программа Excel позволяет также одновременно вводить или редактировать данные на нескольких рабочих листах. Это удобно, когда все рабочие листы содержат одинаковые заголовки или подписи. Чтобы выбрать для работы сразу несколько рабочих листов, надо выбрать первый из этих листов, а затем щелкнуть на ярлычках других листов, удерживая нажатой клавишу SHIFT или CTRL. В этом случае любая операция, проведенная на одном из рабочих листов, автоматически дублируется на остальных.

Группа ячеек, выбранных на нескольких рабочих листах, называется трехмерным диапазоном. Трехмерные диапазоны используют для одновременного форматирования ячеек на нескольких рабочих листах или для ссылок в формулах.

Чтобы выбрать трехмерный диапазон, надо сначала выбрать группу рабочих листов, а затем диапазон ячеек на одном из рабочих листов этой группы. В формуле ссылка на трехмерный диапазон может выглядеть, например, следующим образом:

Лист1:ЛистЗ!А1:С12

Использование ссылок и имен

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

Ссылки на ячейки используют заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа. В Excel столбцы помечены латинскими буквами (A, B, C, D, ... Z; AA, AB, AC, AD,... AZ; BA, BB, BC, и т.д.), а строки пронумерованы. Такие ссылки называются ссылками типа A1. Можно заменить буквы в заголовках столбцов на номера. Такой тип ссылок называется R1C1. Ссылка на активную ячейку выводится на экран в области ссылок, расположенной слева от строки формул.

Имя -- это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка - Имя - Присвоить... Использование имен обеспечивает следующие преимущества:

Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.

Например, формула

«=Активы-Пассивы» гораздо понятнее, чем формула «=F6-D6»

При изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в одном месте -- в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки.

После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.

Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога “Присвоить имя”, если активен другой рабочий лист книги.

Excel автоматическое создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа. Подробной информация о создании таких имен содержится в главе 7, “Базы данных”.

После того, как имя определено, вы можете:

Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.

Например, определив имя “Прибыль” как “=$F$12”, можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 именем “Прибыль”.

Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.

Диаграммы и графики

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления -- наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов -- все это легко можно увидеть на графиках.

Всего Microsoft Excel для Windows предлагает вам 9 типов плоских диаграмм и 6 типов объемных. Эти 15 типов включают 102 формата. Если вам их не достаточно, вы можете создать собственный пользовательский формат диаграммы.

Для построения диаграммы выполните команду Вставка | Диаграмма или нажмите кнопку Мастер диаграмм.

Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Если вы не включаете метки строк в область построения диаграммы, то на 4 шаге построения диаграммы нужно указать, что под метки строк отводится 0 строк.

Метки столбцов являются текстом легенды. Легенда представляет собой прямоугольник, в котором указывается каким цветом или типом линий выводятся на графике или диаграмме данные из той или иной строки.

Для редактирования диаграммы дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.

Команда Формат обозначения легенды устанавливает цвет линий, их стиль и толщину.

Для форматирования объекта диаграммы нажмите на нем правую кнопку мыши и выберите нужную для форматирования команду из появившегося списка.

Для замены одного ряда данных в диаграмме другим примените команду Формат ряда.

Изменяя линии графика, можно изменить данные на рабочем листе.

Команда Тип диаграмм позволяет изменять тип уже существующей диаграммы.

Команда Автоформат меняет не только тип диаграммы, но и устанавливает стандартные параметры диаграммы.

Для получения трехмерной диаграммы на 2 шаге построения диаграммы выберите пространственный образец.

Команда Объемный вид изменяет пространственную ориентацию диаграммы.

При создании диаграммы смешанного типа возникают две группы рядов. Одна группа -- гистограмма, а другая может быть графиком, с областями или XY-точечной. После создания диаграммы вы можете использовать для каждого ряда данных любой тип плоской диаграммы.

Вы можете изменить формат диаграммы, которую Excel строит по умолчанию.

Команда Автоформат создает пользовательский автоформат для построения диаграмм и графиков.

Для изменения формата построения стандартных диаграмм в окне диалога “Параметры” выполните команду Сервис | Параметры и выберите вкладку “Диаграмма”.

XY-точечная диаграмма является наиболее подходящим типом диаграммы для обработки результатов лабораторных исследований.

Линии тренда можно проводить на гистограммах, графиках, линейчатых и XY-точечных диаграммах.

В Excel для отображения диаграмм можно использовать не только столбцы, линии и точки, но и произвольные рисунки.

При построении графиков математических функций следует использовать в качестве типа диаграммы гладкие кривые.

Excel поддерживает при построении графиков логарифмическую шкалу как для обычных типов графиков, так и для смешанных, то есть на одной оси вы можете ввести логарифмическую шкалу, а для другой -- линейную.

табличный форматирование ячейка excel

Печать готового документа. Настройка параметров печати

Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Как и во многих других программах, щелчок на кнопке Печать на панели инструментов осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. Если эти параметры надо изменить, можно использовать команду Файл > Печать, которая открывает диалоговое окно Печать.

Задание области печати

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому, если не требуется печат ать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати -- это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл > Область печати > Задать.

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду Файл > Область печати > Задать, то заданная область печати сбрасывается.

Разбиение рабочего листа на печатные страницы

Размер печатной страницы ограничен размерами листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной области печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Программа Excel делает это автоматически. Она сама определяет точки, где должно произойти такое разбиение, и вставляет в эти места коды разрыва страницы, отображаемые на экране в виде вертикальной или горизонтальной пунктирной линии.

Зоны разрыва страницы, заданные по умолчанию, могут не устраивать пользователя. В этом случае в нужные места можно вставить дополнительные линии разрыва страницы. Для этого выбирают ячейку, с которой должна начаться новая страница и дают команду Вставка > Разрыв страницы. Перед данной ячейкой будут установлены вертикальная и горизонтальная пунктирные линии разрыва страницы.

Чтобы разбить таблицу на страницы только по вертикали, выбранная ячейка должна принадлежать строке. Чтобы разбить таблицу только по горизонтали, ячейка должна принадлежать столбцу А.

Для отмены разрыва страницы, введенного ошибочно, надо сделать текущей ячейку, расположенную непосредственно после разрыва, и дать команду Вставка > Убрать разрыв страницы.

Управление данными с помощью Excel

Сейчас рассмотрим средства Excel по созданию и управлению списками как базой данных. База данных -- это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Например, телефонный справочник -- это вариант компьютерной базы данных, поля которой включают фамилию, адрес и номер телефона.

Приложение Microsoft Access специально предназначена для создания баз данных и позволяет организовать невероятно большое количество записей, ограничением является только объем пространства на жестком диске. Базы данных Excel ограничены числом строк на рабочем листе -- 65536. Несмотря на это средства управления списками в Excel -- это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, необходимо соблюдать два правила:

- пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте пустых строк между заголовками столбцов и записями с данными. Оставьте пустую строку после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые данные;

- имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.

Сортировка базы данных

Microsoft Excel позволяет упорядочивать или сортировать данные в определенном порядке (например, в алфавитном порядке) и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

Для сортировки информации в базе данных сначала выберите все ячейки, а затем выберите команду Данные/Сортировка. Программа Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно (рис. 4.2).

Рис. 4.2 Сортировка диапазона

При работе в диалоговом окне Сортировка диапазона можно производить сортировку до трех уровней. Записи могут быть отсортированы по возрастанию (А-Я и 1-100) или по убыванию (Я~А и 100-1). В поле Сортировать по необходимо ввести или выбрать в раскрывающемся списке имя поля, по которому должна происходить сортировка. Если некоторые записи поля содержат одно и то же значение, можно указать поле Затем по, по которому следует продолжить сортировку в случае совпадении значений в поле первичной сортировки. Также можно указать третий уровень сортировки, заполнив поле В последнюю очередь по.

Можно также отсортировать базу данных с помощью кнопок сортировки на панели инструментов Стандартная. Для этого необходимо выбрать отдельную ячейку в столбце, по которому надо произвести сортировку, щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию, чтобы произвести сортировку базы данных.

Фильтрация базы данных

Во многих случаях предпочтительнее работать с подмножеством базы данных -- ограниченной группой записей. Фильтр используется для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, вводят соответствующее условие фильтрации.

Для настройки фильтра необходимо выбрать любую ячейку в базе данных и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Щелкните на раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с каждым именем поля, чтобы получить доступ к списку его условий (рис. 4.3).

Рис. 4.3 Автофильтр

Значения автофильтра:

- Все - условие, задаваемое по умолчанию для каждого поля;

- Первые 10 - используется для отображения первых или последних 10, 5 или любое другое число записей;

- Условие - позволяет задать произвольное условие отбора записей для отображения.

При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество, скрываются. Число обнаруженных записей и общее число записей в базе данных отображается в строке состояния. Каждая запись сохраняет исходный номер строки. Номера отфильтрованных записей отображаются синим цветом.

Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю базу данных, необходимо выбрать пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях или просто выполнить команду Данные Фильтр Отобразить все.

Создание произвольного фильтра

Фильтрация с помощью условий, имеющихся в раскрывающемся списке, всегда отбирает записи, содержащие строго определенный текст или удовлетворяющие критерию Первые 10. Произвольные фильтры дают доступ к другим способам формирования условий отбора записей. Можно выбрать:

- все записи, не содержащие заданного текста;

- записи, у которых значение данного поля больше или меньше определенной величины;

- записи, удовлетворяющие одному или другому условию.

Для создания произвольного фильтра необходимо выбрать пункт Условие в раскрывающемся списке условий фильтрации. Откроется диалоговое окно (рис. 4.4).

Рис. 4.4 Пользовательский автофильтр

Первый раскрывающийся список в этом окне содержит операции. Он включает как обычные логические операторы типа равно или больше или равно, так и другие, которые позволяют искать пункты, начинающиеся, заканчивающиеся либо содержащие заданную строку или не удовлетворяющие этим условиям.

Правые раскрывающиеся списки содержат пункты записей из списка условий фильтрации.

Переключатели И и ИЛИ используются, если надо отфильтровать столбец в соответствии с несколькими условиями. Вариант И позволяет дать верхнюю и нижнюю границы диапазона и почти всегда применяется для числовых значений. Вариант ИЛИ используется для фильтрации по двум условиям.

Раскрывающие кнопки для критериев фильтрации не появляются при распечатке базы данных, так что обычно не имеет смысл отключать фильтр, пока не завершена работа с базой данных. Для отключения фильтра снова выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Работа с отфильтрованными записями

 

 




Поиск по сайту:







©2015-2020 mykonspekts.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.