СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ ПРИ ОЦЕНКЕ (СИСТЕМА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ, ЕЕ ИСТОЧНИКИ, СИСТЕМА ПОКАЗАТЕЛЕЙ, ПОДГОТОВКА И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ)

Очевиден рост роли информации во всех отраслях и направлениях человеческой деятельности. В последней четверти XX века человечество вступило в новую стадию своего развития — стадию построения инфор­мационного общества. Зародившееся еще в 20-е гг. в недрах индустриаль­ного общества, оно дало свои первые ростки в 40-е гг. , а в 50-е гг. стали говорить о наступлении информационной экономики и превращении ин­формации в важнейший товар. В 60-е гг. появились предсказания о пре­вращении индустриального общества в информационное. В начале 80-х гг. наиболее развитые страны уже, поднялись на его первую ступень.

Согласно типологии цивилизации А. Тофлера, данной им в «Третьей волне», происходящей на наших глазах социотехнологической револю­цией является информационно-компьютерная революция, а соответству­ющим ей типом цивилизации — информационное общество. При фор­мировании нового общества претерпевают радикальные изменения ма­териальное производство, мировоззрение, быт, образование, искусство и культура. Меняются не только формы, но и содержание деятельности.

В данном контексте важно понять те новые требования, которые предъявляет информационное общество к проектированию организации, к объединению или разделению работ в ней. Если в доинформационном обществе действует принцип «каждый должен знать/уметь столько, что­бы в сумме все знали/умели все», то в информационном обществе дей­ствует принцип «каждый должен знать/уметь столько обо всем, чтобы быть независимым в своем взаимодействии с другими».

С начала 80-х гг. в развитых странах деловая среда под влиянием ин­формационного общества претерпела значительные изменения. Следую­щие факторы определяют уровень «информационности» внеорганизационного окружения:

— любой индивид или организованная группа могут в любом месте и в любое время свободно иметь доступ через автоматизированные систе­мы связи к любой необходимой для них информации;

— любой индивид или организованная группа умеют использовать со­временную информационную технологию .для решения стоящих перед ними проблем;

— любой индивид, организованная группа и общество в целом имеют необходимые технические средства, инфраструктуру и социальную базу для производства и воспроизводства требуемой информации.

Прогресс информатики разрушил замкнутость организации и сделал малоэффективными те из них, которые использовали структуры, обес­печивающие это качество (механистические, корпоративные). Одним из важных последствий явилось существенное сближение производителя с потребителем. А это, в свою очередь, заставило производителя еще бо­лее оперативно реагировать на изменения в требованиях потребителя и еще более качественно удовлетворять потребности последнего. Резко возросли взаимозависимость и взаимодействие между производителями и потребителями на рынке. Конкретный рынок, в дополнение к конкрет­ному потребителю, стал во многом определять структуру организации.

В складывающихся условиях в конкурентной борьбе мог победить тот, кто наиболее эффективным образом приспосабливал свою организацию к новым требованиям внешнего окружения, формируемого информаци­онным обществом. В последнее время в литературе рассматриваются но­вые различные типы организаций, успешно действующих в «информа­ционной» среде. Возникают организации различного рода, например, эндхократические, многомерные, партисипативные, организации предпри­нимательского типа.

Информатизация во всех областях человеческой деятельности пре­вратилась сейчас в глобальную проблему, кардинально решить которую можно только «всем миром». Это примерно такая же проблема, как эко­логическая, с которой каждой отдельно взятой стране не справиться. Поэтому не случайно, что 48-я сессия Организации Объединенных На­ций, посвященная подготовке к 50-летию ООН, уделила большое вни­мание созданию единого мирового информационно-сотового сообще­ства (информационной цивилизации XXI века).

Экономический анализ в рамках оценочной деятельности базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе опти­мальных управленческих решений. Действующая, развивающаяся мате­матическая теория информации исследует способы определения и оцен­ки количества информации, процессов хранения и передачи ее по кана­лам связи. Она исходит из данных, предназначенных для сохранения в запоминающем устройстве или для передачи по каналам связи.

Создание рационального потока информации должно опираться на определенные принципы. Таковыми являются:

1) выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;

2) объективность отражения процессов производства, обращения, рас­пределения и потребления, использования природных, трудовых, мате­риальных и финансовых ресурсов;

3) единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации;

4) оперативность информации, обеспечивающаяся применением но­вейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи первичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ;

5) всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выве­дением на ее основе необходимых производственных показателей;

6) возможное ограничение объема первичной информации и повы­шение коэффициента ее использования;

7) кодирование первичных данных с целью эффективного использо­вания каналов связи и преобразующих устройств;

8) разработка программ использования и анализа первичной инфор­мации для целей планирования и управления.

Объективность отражения процессов производства, обращения, рас­пределения и потребления, использования природных ресурсов — ос­новное требование, которому должны удовлетворять действующие в на­стоящее время системы информации, учета и отчетности. Первичные документы, которые составляются заинтересованными сторонами (пре­имущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, приписки, ошиб­ки. Переложение первичной регистрации операций на машины (телефо­ны, телетайпы, телевидение и другие контрольно-измерительные и пе­редающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетного и планового характера вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий прин­цип не всегда соблюдался. Первичная документация в различных органи­зациях одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, различных форм соб­ственности. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомствен­ной ограниченности различных видов учета - бухгалтерского, статисти­ческого и оперативного.

В настоящее время устанавливаются единые формы бухгалтерской отчетности, приближенные к международным стандартам. Все предпри­ятия и организации, являющиеся юридическими лицами (кооперативы, арендные, коллективные и частные предприятия, государственные пред­приятия и организации), составляют бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах по единым нормам. Единство отчетных форм основывается, естественно, и на общих принципах счетоводства, хотя этот принцип, как указывалось выше, не всегда соблюдается.

Оперативность информации- одно из важнейших условий организа­ции правильного учета, анализа и контроля во всех предприятиях раз­личных форм собственности. Однако действующая сейчас система бух­галтерского и статистического учета этому требованию в полной мере пока не отвечает. Отчетность, поступающая в сводные звенья, как пра­вило, не имеет значения для оперативного руководства. В лучшем случае она используется как исходный материал для составления бизнес-плана на будущее. Для текущего управления деятельностью предприятий необ­ходим оперативный учет, вопросы методологии и техники которого требуют обстоятельной разработки. Лишь принципиально иная система эко­номической информации и обработка ее с помощью быстродействую­щих электронных машин обеспечат своевременное поступление необхо­димых сведений. Особое значение получает дистанционная передача пер­вичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ.

Рациональная системаинформации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого (возможно, строго огра­ниченного) числа базисных показателей, которые постоянно накапли­ваются в запоминающих устройствах, на ЭВМ можно будет исчислять все производные показатели, выписывать динамические ряды, делать нужные сопоставления.

Важное значение имеют вопросы сохраненияпервичных данных в за­поминающих устройствах и сроки их хранения. Информационно-логи­ческие машины, без которых немыслимо осуществление принципов ки­бернетического управления, наделяются исключительной памятью, но и она не беспредельна. Поэтому следует ограничить экономическую ин­формацию исходными, базисными данными. Более того, можно рацио­нализировать и передачу исходных данных, включая информацию лишь об их изменениях (+, —), списывать устаревшие данные, время от време­ни разгружая память машины.

Единая системаэкономической информации полностью себя оправ­дает, если на ее основе будут своевременно делаться выводы, если ана­лиз машинных данных (полученных производных показателей, динами­ческих рядов, выполненных группировок и сопоставлений, оптималь­ных значений переменных величин и т. д.) будет оперативным.

Взаимосвязь экономического анализа при выполнении оценки и ин­формации выражается в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая, в свою очередь, служит ис­ходной базой для проведения анализа. Проверка исходных данных всегда считалась одним из важнейших этапов организации аналитической ра­боты. В связи с перестройкой информационной службы контрольная функ­ция анализа значительно усиливается.

Исследования полезности экономической информации, рациональ­ности информационного потока в условиях его систематического нара­стания — дело многосложное: постоянно уточняются взаимосвязи эко­номических явлений и процессов; иногда меняются традиционные пред­ставления о связях между хозяйственными показателями; осуществляет­ся их критическая переоценка.

Микроуровневая маркетинговая информационная система состоит из следующих основных четырех частей:

1. Внутренняя система учета и отчетности — информация о внутри­фирменных информационных потоках, характеризующих объем, струк­туру и скорость товарного производства и обращения, издержках про­мышленных и торговых предприятий, потерях, валютных доходах, чис­той прибыли и рентабельности.

2. Внешняя (разведывательная) система маркетинговой информации, позволяющая систематически наблюдать, точнее, следить за состоянием ранка (что интересует покупателей, и что они приобретают, что продают конкуренты; доля рыночных операций, приходящаяся на данное пред­приятие).

3. Маркетинговые наблюдения и анализ; изучение конкретных про­блем маркетинга, например, причин резкого сокращения продаж ос­новного продукта или обстоятельств, позволяющих их значительно увеличить.

4. Система поддержки маркетинговых решений. Она опирается на эко­номико-математические методы и модели, на другие способы и приемы экономического анализа (с применением, как правило, компьютерной техники).

Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеют пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. В них находят отражение важные сведения (на начало и конец отчетного периода) о нематериальных активах по их отдельным видам, об основ­ных средствах (по основным статьям), арендованным основным сред­ствам, о видах финансовых вложений, о дебиторской и кредиторской задолженности, об уставном, резервном и добавочном капитале, о ко­личестве акций акционерного общества (полностью оплаченных, не­оплаченных, оплаченных частично), номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, его дочерних и зависимых обществ, и о составе резервов предстоящих расходов и оце­ночных резервов, об объемах реализованной продукции, товаров, ра­бот, услуг по видам деятельности и географическим рынкам сбыта, о составе издержек производства и обращения, о прочих внереализаци­онных доходах и расходах, любых выданных и полученных обязатель­ствах и платежах.

Хозяйственно-финансовая деятельность промышленных, строитель­ных, сельскохозяйственных, торговых и иных предприятий измеряется многочисленными экономическими показателями, которые можно све­сти в определенную систему. Показатель товарной продукции в большей степени, чем валовый, позволяет сделать в аналитическом исследова­нии переход к показателю реализованной продукции.

В стоимостном выражении дается оценка валовой товарной продук­ции сельскохозяйственных предприятий, что необходимо и для подсчета совокупного общественного продукта.

Натуральные показатели используются в плановой и учетно-аналитической практике всех предприятий. В промышленности они применя­ются для количественной характеристики выпускаемой и реализуемой продукции в ее материально-вещественном содержании. Применение того или иного конкретного измерителя зависит от физических свойств про­дукции.

Величины оптового и розничного товарооборота, оборотных средств, издержек обращения, прибыли - все это объемные показатели.

Для принятия продуманных решений необходима информация о меж­дународных экономических, демографических, специальных и экологи­ческих процессах. Возникают повышенные требования к информации и формируемому информационному полю (сейчас актуальность информа­ции особенно велика). Трансформация временного акцента представле­на в табл. 2

Таблица 2

Поиск по сайту: